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Mansystems Blokker

Unsere Kunden haben komplexe Bedürfnisse. Lesen Sie mehr darüber, wie wir ihnen bei der Digitalisierung geholfen haben.

 

Werbeaktionen zählen zum Geschäftsalltag bei jedem durchschnittlichen Einzelhändler in den Niederlanden. So auch bei Blokker. Um eine Werbekampagne gut zu organisieren und abzustimmen, gibt es viel zu tun und zu beachten. Mansystems/FlowFabric hat speziell für diese Zwecke eine Lösung entwickelt, genauer, die Promotions Manager Applikation.

Nannet Boonstra, IT-Project Manager bei Blokker und Branko Sandifort, Mendix Business Consultant bei Mansystems/FlowFabric, sprechen miteinander über den Werbekampagnenprozess von Blokker und die Art und Weise wie Mansystems/FlowFabric dabei unterstützt, diesen Prozess in die richtigen Bahnen zu lenken.

Blokker, ein bekannter Einzelhändler in den Niederlanden, was steckt dahinter?

„Blokker führt Artikel aller Art rund um das Thema Haushalt, dafür ist Blokker bekannt. Blokker blickt auf eine über 100-jährige Unternehmensgeschichte zurück und ist seit jeher ein familiengeführtes Unternehmen. Ich glaube, es gibt keinen Niederländer, der Blokker nicht kennt. In den vergangenen Jahren haben wir uns bei Blokker mit System- und Prozessoptimierungen beschäftigt und wie wir auf die heutigen Bedürfnisse von Verbrauchern eingehen und diese aufgreifen.“

Ist dies der Grund, dass die Optimierung des Werbekampagnenprozesses in die Wege geleitet wurde?

Nannet: „Ja. Vonseiten Blokker machen wir viele Werbeaktionen und diese werden zunehmend vielfältiger. Jeder Aktionszeitraum wird u.a. durch einen eigenen Werbeprospekt unterstützt. Die Vorbereitung von Werbeaktionen geschah schon immer in Excel. Durch die zunehmenden Werbeaktionen behielt aber nicht jeder den Überblick, wodurch vieles schief ging. Damals begannen die Gespräche über die Einführung eines Tools und eines neuen Workflows.”

Wie trägt die Applikation zu den Geschäftszielen von Blokker bei?

Nannet: „Die Applikation führt vor allem zu einer verbesserten Transparenz und mehr Qualität der Werbeaktionen sowie zu einem weniger fehleranfälligen Prozess. Es gibt viele unterschiedliche Abteilungen, die im Rahmen einer Werbeaktion beteiligt sind, vom Category Management bis hin zur Lieferkette und dem Werbekampagnenteam. In der Applikation sieht man für jede Werbeaktion, an welchem Punkt sich deine Kollegen in dem jeweiligen Prozess befinden. Jeder arbeitet mit den gleichen Daten in derselben Applikation. Dies führt zu einem hohen Maß an Transparenz und sichert das gewünschte Qualitätsniveau.“

Geht mit dem Promotions Manager im Rahmen einer Werbekampagne weniger schief?

Nannet: „Ja. Und weniger Fehler gehen einher mit einer gewissen Zeitersparnis, da die Dinge auf einen Schlag richtig gemacht werden und es weniger Korrekturrunden gibt.“

Stimmt es, dass ihr eine erweiterte Version des Promotions Manager verwendet?

Branko: „Genau, das ist richtig. Blokker nutzt vor allem zusätzliche Funktionalitäten für den Änderungsprozess. Das bedeutet, dass Änderungen, die erst eintreten, nachdem eine Werbeaktion bereits genehmigt und ausgestaltet wurde, den Arbeitsablauf kontrolliert durchlaufen. Blokker ist eines der wenigen Unternehmen in den Niederlanden, das den Prozess so straff durchorganisiert hat.”

Nannet: „Für uns war dies sehr wichtig. Wir produzieren viele Werbeprospekte und es gibt während eines Prozesses viele Änderungen. Gerade im Änderungsprozess möchten wir einen guten Überblick haben, auf alles, was sich ändert und wir möchten sicherstellen, dass hier nichts schief geht. Gemeinsam mit Mansystems/FlowFabric haben wir die derzeitigen Funktionalitäten erweitert, sodass unser eigener Prozess optimal unterstützt wird.“

Wie viele Änderungen gibt es und was genau beinhalten diese?

 Branko: „Als wir mit der Verbesserung des Änderungsprozesses gerade erst begonnen hatten, gab es durchschnittlich 70 Änderungen pro Woche.“

Nannet: „Ja, vielleicht sogar noch mehr.”

Branko: „Ist ein Artikel nicht mehr lieferbar oder wenn sich ein Preis geändert hat, gibt es dafür sofort eine Änderung.“

Nannet: „Oder bei der Entfernung eines Artikels oder der Verschiebung einer Werbeaktion auf eine andere Woche, es können sehr unterschiedliche Dinge sein.“

Gibt es jetzt weniger Änderungen durch die Verwendung des Promotions Managers?

Nannet: „Mit der Einführung des Promotions Managers ist der Prozess straffer und besser organisiert, mit weniger (vermeidbaren) Fehlern, wodurch die Anzahl der Korrekturen (sprich: Änderungen) zurückgegangen ist.“

Branko: „Es gibt nun mehr Einblick in die Änderungen, man hat den Änderungsprozess besser im Griff und verfügt über mehr Transparenz. Dadurch kann man aus den Änderungen lernen. Je früher etwas aufgegriffen werden kann, umso besser ist dies für die Organisation, die verschiedenen Abteilungen und den Prozess insgesamt ist“.

Welche Änderungen im Werbekampagnenprozess hat der Promotions Manager außerdem ermöglicht?

Nannet: „Die Arbeit mit dem Promotions Manager sorgt für einen strukturierten Prozess und führt zu mehr Effizienz. Jeder arbeitet jetzt in derselben Applikation und dazu mit denselben Daten, was der Qualität zugutekommt!

Branko: „Die Daten im Promotions Manager werden aus den Quellsystemen zugeführt. Mitarbeiter tragen die Daten somit nicht selbst ein. Dies führt ebenfalls zu mehr Qualität.“

Nannet: „Stimmt, dadurch ist das Ganze auch weniger fehleranfällig. In puncto Qualität und Fehleranfälligkeit sind dies daher die größten Verbesserungen. Hinzu kommt auch die Zusammenarbeit miteinander und die Transparenz, die die Applikation bietet. Jetzt ist für jeden klar, was wir tun, wann wir dies tun und was es bringt.“

Branko, du sagst, dass Daten aus den Quellsystemen zugeführt werden, was genau meinst du damit?

Branko: „Vorher hatte jede Kategorie ein eigenes Excel-Dokument, die dann wiederum gebündelt, geleert und zusammengefügt wurden. Nun gibt es nur ein System, in dem jeder arbeitet. Die entsprechenden Daten werden aus den externen Systemen in die Applikation eingefügt, wie etwa die Anlieferung von Artikeln. Dadurch sind die Daten immer aktuell und richtig, weil nicht 10 verschiedene Personen die Daten eingeben.“

Ihr müsst also gar keine Daten mehr selbst eingeben?

Nannet: „Doch, nur die Werbekampagnen müssen wir noch selbst eingeben. Dies nimmt auch jetzt noch viel Zeit in Anspruch, aber die Applikation ermöglicht auch, diese Werbeaktionen zu duplizieren. Oftmals hat eine Werbekampagne einen Zyklus, der über mehrere Wochen läuft. Wird also eine Werbeaktion wiederholt, muss man diese lediglich duplizieren anhand einer früheren Aktion. Dies wird Zeit sparen, da nicht mehr jede Werbeaktion gesondert eingegeben werden muss.

Branko: „Die Erstellung einer Werbekampagne ist derzeit tatsächlich Handarbeit. Die Applikation ermöglicht es, auf bereits eingegebene Werbeaktionen zurückzugreifen. Dies bedeutet, dass der Prozess der Eingabe immer schneller möglich sein kann. Sogar die Aktualisierung der Werbekampagnedaten könnte auf Dauer automatisiert werden.“

Welche Folgen hätte es gegeben, wenn ihr den Promotions Manager nicht implementiert hättet?

Nannet: „Sehr großen Frust bei den Mitarbeitern. Viele Fehler, unzufriedene Kunden. Denn, wenn etwas im Vorfeld des Prozesses schief geht, ist auch der Werbeprospekt falsch und damit letztendlich die Kommunikation mit dem Kunden. Hinzukommt, dass es heute nicht mehr zeitgemäß ist, in Excel zu arbeiten, soweit es wesentliche Betriebsprozesse betrifft“.

Wann wird man die Ausgaben für die Applikation wieder hereingeholt haben?

Nannet: „Es ist schwierig, darauf eine zahlenmäßige Antwort zu geben. Aber aus qualitativer Sicht ist es nicht vorstellbar, dass wir heute noch immer mit Excel gearbeitet hätten.“

Gibt es noch Wünsche für die Zukunft?

Nannet: „Dafür Sorge tragen, dass sich der Prozess weiterhin verbessert und die Integration mehrerer Aspekte des Werbekampagnenprozess in den Promotions Manager. Seit kurzem redigiert das Kommunikationsteam die Texte für den Werbeprospekt im Promotions Manager. In 2020 werden wir sehen, inwieweit wir Space Management in das Tool integrieren können. Außerdem wird das Paket der Kommunikationskanäle immer vielfältiger. Wir werden diese Vorbereitungsprozesse in das Tool einbringen, sodass sie für alle Beteiligten einzusehen und anwendbar sind.

Branko Sandifort

"Branko: „Der Werbeaktionsprozess ist ein sich in Bewegung befindlicher Prozess innerhalb des Einzelhandels. Auch bei Blokker ist dies der Fall. Dies führt dazu, dass Prozesse fortwährend verbessert werden und damit auch der Prozess im Promotions Manager. Wir machen die Applikation jeden Tag ein bisschen smarter, damit sie uns immer mehr Arbeit abnehmen kann.“

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