Stadtverwaltung von Rotterdam

Wir digitalisieren ihr unternehmen

Wie die Stadtverwaltung von Rotterdam ihren Bürgerservice effizienter gestaltet!

Die modernisierte und digitalisierte Stadtverwaltung von Rotterdam

Rotterdam ist eine der größten Gemeinden in den Niederlanden und die moderne Verwaltung verändert sich mit der gleichen Kraft, mit der sich die Stadt selbst verändert. Von allen Kommunen hat Rotterdam die größte IT-Abteilung und arbeitet mit den modernsten Technologien, um die Innovation voranzutreiben. Das Management, die Absicherung und Weiterentwicklung von IT-Initiativen sowohl innerhalb der Organisation als auch in der Stadt sind die täglichen Herausforderungen der IT-Abteilung. Um die Nachfrage nach einer höheren Umsetzungsgeschwindigkeit und einer engeren Zusammenarbeit der IT mit allen Teilen der Gemeinde zu fördern, wurde im Januar 2018 eine Initiative im Bereich des Rapid Application Development (RAD) auf Basis der Low-Code-Plattform Mendix gestartet.

Klarheit schaffen für die Rotterdamer Bürger
Im Jahr 2016 begann die Stadtverwaltung von Rotterdam ein Digitalisierungsprogramm. Eine Analyse der aktuellen Situation in Bezug auf die Serviceleistungen für die Rotterdamer brachte einige wichtige Verbesserungspunkte, besonders in den Bereichen Pflege- und Betreuungsdienstleistungen auf.

Henry Rutten, Projektleiter innerhalb der Stadtverwaltung, bemerkte: „Dem Rotterdamer Bürger war es oft unklar, wo er sich mit seiner Bitte um Hilfe hinwenden sollte.“

Zum Beispiel gibt es vier lokale Hauptschalter im Bereich „Soziales“, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit Pflege und Betreuung anbieten. Diese Schalter dienen jeweils bestimmten Zielgruppen und Problemen. Jeder verfügt über ein eigenes IT-System und einen eigenen Prozess. Auf der Website gibt es eine Fülle an Texten. Die erforderlichen Informationen sind nicht leicht zu finden und teilweise nur schwer verständlich. Es gab viele Rotterdamer, die zuerst das offene Walk-In-Büro an einem der Schalter besuchen mussten, um herauszufinden, welches Büro tatsächlich für sie zuständig ist.

Die Verwaltung strebte nach einer „einheitlichen Arbeitsweise“ für alle Schalter und beabsichtigt, dass die Bürger die richtigen Personen sofort erreichen, damit ihnen so schnell wie möglich geholfen werden kann. Daher muss sofort klar sein, welchen Schalter der Bürger für sein Anliegen aufsuchen muss.

Die erste Mendix-App für die Bürger

Mit einer Chat-Funktion können Online-Termine und Erklär-Videos  zu schwer verständlichen Themen gefunden werden. Es wurde ein Projekt für die erste App gestartet, um den Bürgern von Rotterdam eine verbesserte Service App zu bieten. Zu den Hauptzielen dieser Anwendung gehört es, dem Bürger dabei zu helfen, den richtigen Schalter für eine Pflegeanfrage schnell selbständig zu finden und ihnen damit mehr Unabhängigkeit bei der Suche nach Hilfe zu ermöglichen.

Um diese Ziele zu erreichen, wurde mit der Mendix App Platform ein Entscheidungsbaum erstellt. Mit Hilfe des Entscheidungsbaums wird der Rotterdamer an die richtige Stelle für sein Hilfegesuch in der Gemeinde geführt. Die App ermöglicht es Benutzern außerdem, ihren eigenen Termin online zu planen oder mit jemandem aus der Gemeinde zu chatten. Rutten, der Projektleiter, ist mit den Ergebnissen sehr zufrieden und sagt: „Der Entscheidungsbaum passt gut in die Zielsetzung des Projektes. Es gibt ständig Änderungen in Abläufen an den Schaltern, daher muss der Entscheidungsbaum einfach konfigurierbar und anpassungsfähig sein. Das ist mit Mendix möglich.“

Schnelle, sichtbare Ergebnisse und agile Arbeit
Die Mendix-Plattform eignet sich sehr gut für die Realisierung in einem agilen Prozess und somit war bereits nach nur einem Sprint sichtbar, was am Ende herauskommen konnte. Aufgrund der Vielzahl an bereits verfügbaren Informationen wurde die App dann in 3 Sprints zu je 2 Wochen erstellt. Bevor die App live gehen konnte, untersuchte eine ausgewählte Anwendergruppe die Nutzbarkeit der App, um sicherzustellen, dass die Schlüsselfaktoren vorhanden sind:

  • Ist die App verständlich?
  • Ist die App intuitiv?
  • Ist die App einfach navigierbar?

Das hohe Umsetzungsgeschwindigkeit mit der Low-Code-Plattform ist auch bei benötigten Anpassungen sehr hilfreich. In den einzelnen Schalterprozessen können viele Änderungen nötig werden, daher muss das Back-End, an die sich ständig weiterentwickelnden Bedürfnisse, angepasst werden können. Der Entscheidungsbaum außerdem so erstellt werden, dass er für andere Cluster und Zielgruppen in der Gemeinde ebenfalls wiederverwendet werden kann, z. B. eine App für den Geschäftsschalter oder eine Energiespar-App.Henry Rutten hat festgestellt, dass Mansystems der absolut richtige Partner für die Umsetzung des Projektes ist und die richtigen Mendix-Berater für das Projekt gestellt hat. Nicht zuletzt dank des enormen Wissens, der hohen Erfahrung und der persönlichen Eigenschaften der Berater konnte das Projekt so erfolgreich sein.

Mansystems & die Stadtverwaltung von Rotterdam: Beidseitige Zusammenarbeit
Die Stadtverwaltung Rotterdam arbeitet seit Januar 2018 mit Mendix-Plattform. Mit Plattform und Mansystems wurde die App innerhalb von zwei Monaten verwirklicht und ist seit dem 15. November 2018 live. Das Rapid Application Development-Team bestand aus:

  • Product owner: Henry Rutten
  • UX/UI Spezialist
  • Mendix-Entwicklern von Mansystems
  • Mendix-Entwicklern von der Stadtverwaltung Rotterdam
  • Business Analysten
  • Projekt-Manager

Testimonial

„Das Besondere an dem Entwicklungsprozess ist, dass der UI / UX-Spezialist von Mansystems und die Mendix-Entwickler parallel gearbeitet haben, anstatt zuerst zu entwerfen und dann zu entwickeln. Der Mendix-Entwickler von Mansystems begann hinten und arbeitete nach vorne, während der UI / UX-Spezialist genau umgekehrt arbeitete.“

– Henry Rutten, Product Owner

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